国家标准解读：GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》

　　摘要：本文围绕GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》展开深入剖析，阐述其制定背景与目的，详细解读标准涵盖的电子文件归档流程、电子档案管理要求、技术保障措施等核心内容，探讨该标准对各行业档案管理信息化转型、信息资源保护与利用以及合规运营的重要意义，并针对标准实施面临的挑战提出应对策略，旨在为档案管理人员、相关从业者提供全面理解与应用该标准的指引。

　　关键词：GB/T 18894-2016；电子文件归档；电子档案管理

　　一、引言

　　在信息技术飞速发展的当今时代，电子文件已成为各行业运行过程中信息记录与传递的主要载体。然而，电子文件的易逝性、易改性以及分散性等特点，给其长期保存与有效管理带来诸多难题。GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》的出台，恰似一场及时雨，为电子文件与电子档案管理的规范化、科学化提供了坚实依据，对推动信息时代档案事业的稳健发展意义深远。

　　二、标准制定背景与目的

　　（一）背景

　　1. 电子文件海量涌现：随着办公自动化、业务信息化的普及，政府机关、企事业单位每天产生海量电子文件，涵盖公文、邮件、报表、图纸等各类形式，这些电子文件承载着重要的业务信息、决策依据与历史记录，急需科学管理。

　　2. 管理困境凸显：一方面，电子文件在形成、流转过程中分散存储于不同系统、设备，缺乏统一收集渠道；另一方面，其存储介质易损坏、数据易丢失或被篡改，且因技术更新换代，旧格式文件可能无法正常读取，档案长期保存面临挑战。

　　3. 法规遵循需求：档案管理相关法律法规对电子文件归档与档案管理提出要求，但此前缺乏详细、可操作的标准规范，各单位在实践中做法不一，难以确保电子档案管理合规性。

　　（二）目的

　　1. 规范归档流程：构建一套完整、通用的电子文件归档流程，明确从文件形成、积累、鉴定到归档的各个环节操作要求，确保具有保存价值的电子文件及时、完整归档。

　　2. 强化档案管理：对电子档案的存储、保管、利用、迁移等全过程制定严格管理要求，保障电子档案真实性、完整性、可用性与安全性，延长档案寿命。

　　3. 提供技术指引：针对电子文件与档案管理涉及的信息技术应用，如数据格式转换、存储介质选择、信息加密等，给出具体技术建议，助力单位提升技术保障能力。

　　4. 统一规范尺度：为不同行业、规模单位提供统一的电子文件归档与电子档案管理标准，促进档案管理水平均衡提升，便于行业交流与监管。

　　三、标准主要内容解读

　　（一）电子文件归档流程

　　1. 形成与积累：要求业务部门在电子文件形成之初，按照规定格式、元数据标准进行创建，确保文件信息完整，如公文需包含发文机关、文号、日期等关键元数据。同时，指定专人负责定期对分散在各系统的电子文件进行收集、积累，防止文件遗漏。

　　2. 鉴定与整理：依据文件价值、保密级别等因素，组织专业人员对电子文件进行鉴定，筛选出具有永久、长期保存价值的文件，并按照事由、年度、机构等逻辑关系进行分类整理，便于后续检索利用。

　　3. 归档移交：在规定时间节点，将整理好的电子文件向档案部门正式移交，移交过程需确保数据完整、准确传输，同时附带详细的归档说明，包括文件来源、整理方法、技术环境等信息。

　　（二）电子档案管理要求

　　1. 存储管理：推荐采用可靠的存储介质，如专业级磁带、固态硬盘等，结合冗余存储技术，防止数据因介质故障丢失。对存储架构设计要求具备扩展性，以应对不断增长的数据量；并按档案密级、类别等划分存储区域，实施分级管控。

　　2. 保管维护：建立定期巡检制度，监控电子档案存储状态，包括介质健康、数据完整性校验等；针对可能出现的自然灾害、技术故障等风险，制定应急预案，确保档案安全。同时，随着技术发展，适时对档案存储格式进行迁移转换，保持其可读性。

　　3. 利用服务：在保障档案安全前提下，为用户提供多样化的利用途径，如在线检索、借阅审批、远程查阅等；对利用过程进行详细记录，便于追踪审计，防止档案信息被滥用。

　　（三）技术保障措施

　　1. 数据格式：规定优先选用开放、通用、具有长期可读性的数据格式，如文本类采用PDF/A格式，图像类采用TIFF格式等，避免因软件升级、厂商倒闭导致文件无法打开；对于特殊业务格式文件，要求同步保存格式转换工具或相关技术说明。

　　2. 信息安全：涵盖数据加密、访问控制、网络防护等多方面。对敏感电子档案在传输、存储过程中进行加密处理；依据用户角色分配不同访问权限，严格限制非法访问；部署防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，抵御外部攻击。

　　四、标准的意义与影响

　　（一）对各行业单位的意义

　　1. 提升管理效率：规范的归档流程与管理要求，使档案管理工作有序化，减少文件查找、整理时间，提高工作效率；同时便于知识共享与经验传承，为业务决策提供有力支撑。

　　2. 降低风险：通过技术保障措施与应急机制，有效防范电子档案数据丢失、泄露风险，避免因档案问题引发法律纠纷、业务中断，保障单位正常运营。

　　3. 促进合规：确保单位电子文件归档与档案管理符合法律法规及行业监管要求，提升单位信誉度，为发展营造良好环境。

　　（二）对档案事业的意义

　　1. 推动信息化转型：引导档案部门摒弃传统纸质档案管理思维，拥抱信息技术，加速档案管理数字化、网络化、智能化进程，拓展档案服务领域与深度。

　　2. 保障信息传承：确保海量电子文件作为珍贵信息资源得以长期、完整保存，为历史研究、文化传承、社会发展提供源源不断的素材，延续人类记忆。

　　五、标准实施面临的挑战与建议

　　（一）挑战

　　1. 意识淡薄：部分单位领导与员工对电子档案管理重视不足，认为仅是档案部门事务，未在业务源头规范文件形成与管理，影响标准落地。

　　2. 技术难题：一些单位尤其是中小企业，受资金、技术人才限制，难以搭建符合标准要求的档案管理系统，在数据格式转换、信息安全防护等技术应用上存在困难。

　　3. 人才短缺：电子档案管理需要既懂档案专业知识又熟悉信息技术的复合型人才，当前这类人才供不应求，制约标准实施效果。

　　（二）建议

　　1. 加强宣传培训：通过举办专题讲座、开展线上课程、印发宣传手册等方式，向各单位普及电子档案管理重要性及标准内容，提升全员意识；针对档案人员与业务骨干，组织实操培训，提高技能水平。

　　2. 政策扶持：政府出台相关补贴、优惠政策，鼓励中小企业投入档案信息化建设；引导高校、职业院校开设相关专业课程，培养专业人才；支持档案技术服务企业发展，为有需求单位提供外包服务。

　　3. 试点示范：选取部分行业先锋单位作为试点，率先实施标准，总结成功经验并推广，形成示范效应，带动全行业跟进。

　　六、结论

　　GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》为信息时代电子文件与电子档案管理铺就了一条规范之路。尽管实施之路充满挑战，但只要各方协同发力，积极践行标准要求，定能充分发挥电子档案信息资源价值，推动档案事业蓬勃发展，为各行业乃至全社会的持续进步筑牢根基。